HR-Teams verschwenden täglich unzählige Stunden mit repetitiven Aufgaben. Dabei lassen sich viele dieser Prozesse ganz einfach automatisieren – und zwar ganz ohne Programmierkenntnisse.

Warum HR-Automatisierung heute kein Luxus mehr ist

Personalabteilungen kämpfen oft mit zeitfressenden, manuellen Prozessen: Mitarbeiterdaten eingeben, Onboarding-Checklisten managen, Urlaubsanträge prüfen oder Feedbackgespräche koordinieren – all das kostet nicht nur Zeit, sondern birgt auch hohes Fehlerrisiko.

Das Problem: Die wenigsten HR-Teams verfügen über Entwicklerressourcen oder Budget für große Softwareprojekte.

Die Lösung: Low-Code-Workflow-Automatisierung mit Tools wie Zapier bietet eine einfache Möglichkeit, wiederkehrende HR-Aufgaben zu automatisieren – ganz ohne Programmierung.

Was ist Low-Code-Workflow-Automatisierung?

Low-Code-Plattformen wie Zapier oder Pabbly ermöglichen es dir, automatisierte Abläufe (Workflows) zwischen verschiedenen Tools zu erstellen. Du definierst per Drag & Drop, was wann passieren soll – zum Beispiel:

• Wenn ein Bewerberformular ausgefüllt wird → lege automatisch einen Trello-Card im Bewerber-Board an
• Wenn ein neuer Mitarbeiter im System angelegt wird → sende automatisch ein Onboarding-Paket per E-Mail + Slack-Nachricht an das Team

Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für einheitliche Prozesse.

6 HR-Prozesse, die du heute schon automatisieren kannst

Laut dem Artikel „6 HR automation ideas to streamline your work“ gibt es zahlreiche Bereiche, in denen Low-Code-Automatisierung sofort Wirkung zeigt:

1. Bewerbermanagement

Verbinde dein Bewerbungsformular (z. B. Typeform, Google Forms oder Workable) mit einem HR-Tool wie BambooHR oder einer Tabellenkalkulation. Jeder neue Eintrag wird automatisch gespeichert, kategorisiert und weitergeleitet.

2. Onboarding

Erstelle einen automatisierten Ablauf, der neue Mitarbeiter mit Willkommens-Mails, Zugängen, Aufgabenlisten und Kalender-Einträgen versorgt. Tools wie Slack, Google Calendar und Trello helfen bei der Umsetzung.

3. Offboarding

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, stoße automatisch einen Prozess an, der Zugänge sperrt, Hardware-Anfragen auslöst und Feedbackformulare versendet.

4. Urlaubsanträge

Baue einen Workflow, der genehmigte Urlaube automatisch im Teamkalender einträgt, Slack-Status aktualisiert und Vertretungen informiert.

5. Mitarbeiterumfragen

Automatisiere das Versenden, Einsammeln und Auswerten von Mitarbeiterumfragen – z. B. monatlich per Google Forms + Google Sheets + Diagrammerstellung.

6. Schulungsmanagement

Lege automatisiert Aufgaben an, versende Erinnerungen und erfasse Teilnahmebestätigungen, wenn neue Schulungsinhalte bereitstehen.

Low-Code vs. klassische HR-Tools – was ist besser?

In diesem Vergleich zwischen Pabbly und Zapier wird deutlich: Gegenüber klassischen HR-Softwarelösungen bieten Low-Code-Plattformen vor allem Flexibilität, Kostenvorteile und Integration mit bestehenden Tools.

Du kannst bestehende Tools wie Google Workspace, Slack oder HR-Systeme einfach verknüpfen – ganz ohne neue Software einzuführen.

Was ist mit komplexeren Prozessen? – Process Orchestration

Wenn deine HR-Prozesse sich über mehrere Abteilungen oder Systeme erstrecken, ist Process Orchestration das nächste Level. Hierbei orchestrierst du komplexe Workflows mit Abzweigungen, Bedingungen und mehreren Schritten.

Der Artikel „Process orchestration: The ultimate guide“ erklärt im Detail, wie du diese Abläufe strukturierst und für maximale Effizienz sorgst.

Welche Tools solltest du kennen?

Einige der neuesten Integrationen auf Zapier machen HR-Automatisierung besonders leicht:

• Calendly: Automatische Terminbuchung für Bewerbungsgespräche
• Slack: Automatische Benachrichtigungen ans Team
• Gmail: Versand von Willkommenspaketen, Erinnerungen oder Feedbackanfragen
• Google Sheets: Protokollierung und Analyse aller Prozesse

So startest du deinen ersten HR-Workflow auf Zapier

1. Lege ein kostenloses Konto bei Zapier an
2. Wähle zwei Tools aus, die du verbinden möchtest (z. B. Google Forms + Trello)
3. Erstelle deinen ersten Zap – definiere Trigger (Was löst den Ablauf aus?) und Aktionen (Was soll passieren?)
4. Teste den Ablauf
5. Aktiviere den Zap – fertig!

Wann lohnt sich HR-Automatisierung besonders?

Automatisierung lohnt sich vor allem, wenn du:

• mehr als 5 neue Mitarbeiter pro Monat onboardest
• regelmäßig Umfragen, Erinnerungen oder Dokumente versendest
• mehrere HR-Tools parallel nutzt
• manuelle Fehler reduzieren willst

Je mehr Prozesse du vereinheitlichst, desto größer ist der Zeitgewinn.

Fazit: Weniger Aufwand. Bessere HR-Prozesse.

Low-Code-Automatisierung gibt dir als HR-Manager ein mächtiges Werkzeug an die Hand, das deine Arbeit nicht ersetzt – sondern erleichtert. Statt Admin-Aufgaben kannst du dich auf das konzentrieren, was wirklich zählt: Menschen.

Und das Beste: Du brauchst weder technisches Know-how noch Budget für teure Software. Alles, was du brauchst, ist ein Plan – und ein Tool wie Zapier.

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