Automatisierung ist kein Selbstzweck – sie soll Prozesse vereinfachen, Skalierbarkeit ermöglichen und Ressourcen freisetzen. Doch wie gelingt der Einstieg konkret, und worauf kommt es wirklich an?

Warum Prozessautomatisierung mehr als nur ein Trend ist

Die Digitalisierung hat viele Unternehmen gezwungen, ihre internen Abläufe zu überdenken. Gerade im Bereich Operations, Buchhaltung, Personalwesen oder Kundenservice wird deutlich: manuelle Prozesse bremsen Wachstum, kosten Zeit – und nicht selten auch Nerven.

Automatisierung ist der logische nächste Schritt. Aber: Viele Unternehmen stehen vor der Frage, wie sie den Einstieg schaffen – ohne riesige Budgets, komplexe IT-Architekturen oder langwierige Projektphasen.

Fallbeispiel: Automatisierung nach einer Fusion

Ein aktuelles Praxisbeispiel zeigt, wie es funktionieren kann. Digital Workforce Services Plc hat 2026 einem führenden nordischen Unternehmen geholfen, seine Finanz- und Payroll-Prozesse nach einer groß angelegten Fusion zu automatisieren.

Statt Insellösungen kam hier eine agentische Automatisierung auf Basis der UiPath Orchestrierungsplattform zum Einsatz. Die Vorteile:

• Reduktion manueller Fehler
• Schnellere Verarbeitungszeiten
• Bessere Skalierbarkeit

Gerade bei komplexen Integrationen nach Zusammenschlüssen ist es entscheidend, Prozesse zu vereinheitlichen und automatisiert zu orchestrieren.

Was ist agentische Automatisierung?

Agentische Automatisierung bedeutet, dass digitale Assistenten („Agents“) selbstständig Aufgaben ausführen, Entscheidungen treffen und mit Systemen kommunizieren – basierend auf klaren Regeln und Daten.

Tools wie UiPath oder Power Automate ermöglichen es, diese Agents zu trainieren und über Dashboards zu steuern. Das spart nicht nur Zeit, sondern erhöht die Transparenz und Steuerbarkeit betrieblicher Prozesse.

Typische Einsatzbereiche

In diesen Bereichen lohnt sich der Einsatz besonders:

• Finanzen & Buchhaltung: Automatischer Zahlungsabgleich, Rechnungsfreigaben, Mahnwesen
• HR & Payroll: Onboarding-Prozesse, Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung
• Kundenservice: Ticket-Routing, Antwortvorlagen, Chatbot-Integration
• Marketing: Leadqualifizierung, Newsletter-Versand, Formulartracking

Die richtige Strategie für den Einstieg

So gelingt der Start in 5 Schritten:

1. Prozesse identifizieren: Wo entstehen die größten Engpässe oder Fehlerquellen?
2. Ziele definieren: Zeitersparnis? Skalierbarkeit? Qualität?
3. Tool auswählen: Je nach Use Case eignen sich unterschiedliche Plattformen (siehe unten).
4. Schrittweise automatisieren: Proof of Concept starten, Erfahrungen sammeln.
5. Skalieren & integrieren: Automatisierung in die Gesamtstrategie einbetten.

Die besten Tools für verschiedene Einsatzszenarien

Einige Empfehlungen für 2026, basierend auf aktuellen Marktanalysen von Zapier:

• Formulare & Datenerfassung: Typeform, Cognito Forms, Paperform
• Workflow-Automatisierung: Zapier, Make (ehemals Integromat), n8n
• RPA & agentische Automatisierung: UiPath, Power Automate, Automation Anywhere
• Email-Marketing: MailerLite, Brevo (ehemals Sendinblue), Moosend – komplett kostenlos, siehe Top 8 Tools 2026

Organisatorische Voraussetzungen schaffen

Technologie allein reicht nicht. Ein erfolgreicher Rollout benötigt:

• Verantwortliche im Unternehmen, z. B. Chief Growth Officers – wie bei Digital Workforce
• Crossfunktionale Teams aus Fachbereich, IT und Projektmanagement
• Ein zentrales Monitoring der Automatisierungsaktivitäten

Best Practices aus der Praxis

Diese bewährten Ansätze sorgen für nachhaltigen Erfolg:

• Low-Hanging Fruits zuerst: Starte mit einfachen Prozessen, um schnelle Erfolge zu erzielen.
• Dokumentationen nutzen: Halte Abläufe und Logiken klar nachvollziehbar fest.
• Iterativ denken: Automatisierung ist kein Projekt, sondern ein Programm.
• Automatisierung messen: Nutze KPIs wie Durchlaufzeit, Fehlerquote oder Mitarbeiterstunden.

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Automatisierung = Entlastung + Wachstum

Richtig umgesetzt, wird Prozessautomatisierung zum Wachstumsmotor: Sie senkt Kosten, beschleunigt Abläufe und ermöglicht es Teams, sich auf wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.

Gerade für mittelständische Unternehmen ergeben sich enorme Potenziale – sofern die Technologie mit den richtigen Zielen kombiniert wird.

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Hier findest du alle Grundlagen & Tools zur Automatisierung deiner Abläufe – Schritt für Schritt und verständlich erklärt.

Fazit

Automatisierung ist kein Selbstläufer – aber mit klarer Strategie, den passenden Tools und einem praxisorientierten Vorgehen entsteht ein echter Wettbewerbsvorteil. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, um Prozesse zukunftssicher zu gestalten.